Um dos maiores problemas de relacionamento entre cliente e desenvolvedor, é a parte da comunicação sobre o andamento do projeto contratado. O cliente não entende que pode demorar um pouco para que conseguirmos produzir uma parte considerável do projeto antes de mostrar uma parte que seja minimamente compreensível para o entendimento do projeto.

Minha sugestão é enviar um relatório de desenvolvimento do projeto, pelo menos semanal, para que o cliente fique “feliz”. Calma! Não se espante com a palavra relatório, pois vai ver que é muito mais simples e menos trabalhoso do que imagina. E os benefícios são imensos. Acredite.

Além do mais, ao longo do tempo de sua vida profissional, vai conseguir montar uma espécie de FAQ, com todas as etapas do desenvolvimento de cada projeto. Basta ter disciplina e organização, que não só você vai ter menos trabalho para montar estes relatórios, mas também construirá um relacionamento agradável com seu cliente, em que as duas partes ganham e ficam felizes. Lembre-se que, no fundo, os projetos, por mais diferentes que possam parecer, têm uma forma de desenvolvimento bem parecido entre eles. Dessa forma, conseguirá montar documentos com o andamento dos projetos, que poderão ser enviados aos poucos.

No meu caso, criei um diretório chamado SAC - serviço de atendimento ao cliente. Possuo vários documentos nessa área que são explicações e orientações comuns que todos clientes solicitam, com muita freqüência. Cada documento separado por um tema muito específico, como por exemplo:
- Assinatura do contrato;
- Banco de dados;
- Cobranças;
- Dúvidas – orçamento;
- Hospedagem;
- Informações - contas bancárias;
- orçamento – concorrente;
- orçamento - mais detalhes;
- orçamento – negociação;
- Registro de domínio;
- Resolução de tela;
- SEO;
- Entre outros;

Até a nomenclatura dos arquivos importa para agrupar os assuntos.

Para a situação do andamento do projeto, criei um arquivo chamado “andamento – sistema”. Nele, tenho separado vários itens com a descrição dos recursos concluídos, como por exemplo:
Módulo de Contatos:
- Criação da tabela que vai armazenar as informações de contatos adicionais;
- Programação do mecanismo de inclusão das informações cadastrais dos contatos;
- Programação do mecanismo de edição das informações cadastrais dos contatos;
- Programação do mecanismo de exclusão de contatos;
- Programação da página de visualização dos detalhes dos contatos;

Módulo de Endereços:
- Criação da tabela que vai armazenar as informações de contatos adicionais;
- Programação do mecanismo de inclusão das informações cadastrais dos contatos;
- Programação do mecanismo de edição das informações cadastrais dos contatos;
- Programação do mecanismo de exclusão de contatos;
- Programação da página de visualização dos detalhes dos contatos;

Repare que tento colocar as descrições de forma genéricas, justamente para se adequar a qualquer projeto. Sugiro que sempre que puder, faça dessa forma para conseguir reusar os relatórios, para que tenha sempre menos trabalho a cada envio. Novamente o conceito de otimização de seu tempo para reversão em lucro e aumento de qualidade.

Vou criando aos poucos estes documentos, conforme a necessidade. Hoje em dia, quase não preciso escrever nenhuma resposta nova, e assim não “perco” tempo com comunicação que achamos óbvias.

Outra questão da comunicação é a qualidade da elaboração. Para esta técnica funcionar de verdade, é necessário que o conteúdo seja elaborado com uma qualidade muito boa de comunicação. Se você não tiver facilidade em elaboração de texto, que é comum para profissionais da nossa área, solicite um auxílio de um amigo da área de comunicação para ajudar na elaboração, em troca de algum serviço seu, é claro. Conforme for observando o padrão de elaboração de textos, vai conseguir redigir seus próprios textos mais tarde. Eu também não tinha facilidade em redação. Mas, assim como qualquer tarefa que empenhe prática e repetição, vai conseguir melhorar a qualidade.

Normalmente, não deixo passar uma semana sem enviar um e-mail com os relatórios. Exemplo:

“Oi (nome do cliente),
apenas para passar uma pequena relação da parte do sistema que já foi desenvolvido até agora:

Módulo de Endereços:
- Criação da tabela que vai armazenar as informações de contatos adicionais;
- Programação do mecanismo de inclusão das informações cadastrais dos contatos;
- Programação do mecanismo de edição das informações cadastrais dos contatos;
- Programação do mecanismo de exclusão de contatos;
- Programação da página de visualização dos detalhes dos contatos;


Assim que eu avançar em mais alguns recursos, te envio mais outra relação.

Abraço,”

Intercalado com os relatórios, posso enviar também uma solicitação de tarefa, como:
- Listar palavras-chave;
- Enviar links das redes sociais;
- Enviar exemplo do conteúdo;
- Entre outras solicitações.

Isso serve também para engajar o cliente no projeto e demonstrar que trata-se de um trabalho em conjunto.

Porém, quando envio uma parte muito importante sobre o projeto, como apresentação de layout ou apresentação de navegação, o e-mail é bem mais detalhado. Ao longo do tempo, percebi que quanto mais você explica cada detalhe que preparou do projeto, maiores as chances das suas idéias serem aprovadas de primeira. Isso também é importante para a otimização de nosso tempo. A pior situação é termos que refazer por completo uma idéia ou uma tarefa.

Apresentação de layout:
O primeiro passo para qualquer projeto iniciar o andamento. Cada um tem uma forma de apresentação. Há profissionais que apresentam somente um layout e vão modificando daquele em diante, seguindo as orientações do cliente. Há também aqueles que apresentam a evolução da criação para justificar como chegaram no resultado do layout criado. E há também outra forma em que o profissional apresenta algumas opções de estilos diferentes, para deixar o cliente participar da escolha. Particularmente, gosto da última forma, que acaba delegando uma parte da responsabilidade da escolha do layout para o cliente também.
Obs: estamos falando sobre projetos web, mas podemos aplicar esta mesma metodologia para qualquer projeto gráfico ou tecnológico.

Modificações solicitadas pelo cliente:
Uma das partes mais importantes desse documento. É normal que clientes peçam modificações ou ajustes nos projetos. Porém, a maioria dos clientes abusa do nosso compromisso e acabam confundindo o que seriam ajustes e novas solicitação, que já seriam consideradas melhorias, manutenção ou aditivos. Demorei bastante para conseguir achar uma solução para este problema comum e recorrente. E muitas vezes podem resultar em brigas sérias sobre o entendimento.

Para tentarmos melhorar sua percepção sobre a quantidade razoável de modificações, faço um relatório sobre o detalhamento de tudo que foi modificado, mesmo que a mudança seja mínima, como a inclusão de um ponto final numa frase. Chega ao cúmulo de algumas mudanças tomarem menos tempo que a inserção dela no seu relatório. Mas não se deixe enganar. Este relatório é fundamental para manter o relacionamento amistoso e profissional. Abaixo, um exemplo de relatório enviado.
- download da fonte que estava faltando no pacote;
- exportação de alguns elementos gráficos da arte e imagens para a animação;
- redimensionamento das imagens para o tamanho correto;
- criação das animações de acordo com as orientações enviadas;
- pesquisa de efeitos sonoros;
- inclusão dos efeitos sonoros no material;

Dessa forma, o cliente consegue ver melhor não só a quantidade de trabalho e tempo que gastou, mas também a quantidade de mudanças que ele solicita, que serve também para inibir a solicitação de mais modificações. Especialmente, modificações que estariam “desfazendo” uma solicitação anterior, que também é normal de acontecer.